Fermer ou quitter un local : quels documents d’entreprise garder, et combien de temps

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale, rappelle Service Public Entreprendre. Voici les principales durées de sa fiche.

Pour la comptabilité :

• livres et registres comptables, pièces justificatives (factures, bons de commande et de livraison) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Le Code de commerce le dit en une phrase : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » ;
• comptes annuels : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

Pour les contrats et les relations commerciales :

• contrats et correspondance commerciale : 5 ans ;
• documents bancaires : 5 ans ;
• polices d’assurance : 2 ans après la résiliation ;
• actes d’acquisition ou de cession d’un bien immobilier : 30 ans.

Pour le personnel :

• double des bulletins de paie : 5 ans, selon le Code du travail ;
• registre unique du personnel : 5 ans après le départ du salarié ;
• documents sur les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte : 5 ans.

Pour une société :

• statuts et leurs modifications : 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du registre du commerce et des sociétés ;
• registres de titres et procès-verbaux d’assemblées et de conseils : 5 ans après la fin de leur utilisation.

Les documents fiscaux ont leur propre délai, qui change au 1er janvier 2027. La fiche couvre aussi d’autres cas, comme la douane.

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe la durée pendant laquelle se gardent les livres, registres, documents et pièces que l’administration peut contrôler. Elle est aujourd’hui de six ans, à compter de la dernière opération inscrite ou de la date à laquelle le document a été établi.

La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte ce délai à dix ans, par son article 36. Le texte s’applique aux documents et aux pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027, et Légifrance affiche la nouvelle rédaction de l’article à compter de cette date. Au 10 novembre 2026, la fiche de Service Public Entreprendre, vérifiée en juillet 2024, indiquait encore six ans.

Concrètement, un document fiscal dont le délai de six ans expire après le 1er janvier 2027 se garde dix ans. Pour la plupart des pièces comptables, rien ne change : le Code de commerce imposait déjà dix ans. Avant de détruire un carton de pièces fiscales, faites vérifier les dates par votre expert-comptable.

Les données d’un salarié se conservent le temps de sa présence dans l’entreprise, indique la CNIL. Après son départ, certaines doivent être gardées sur un support d’archive, par exemple les bulletins de paie, cinq ans. Seules les personnes chargées de la gestion du personnel doivent pouvoir les consulter.

La règle joue aussi dans l’autre sens. Service Public Entreprendre précise que l’entreprise peut archiver ses documents plus longtemps que le minimum, sauf s’ils contiennent des données personnelles. La CNIL le rappelle : les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Son référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines, publié le 2 avril 2026, n’est pas obligatoire en tant que tel, mais certaines des durées qu’il recense le sont, parce qu’elles viennent de la loi ou d’un règlement.

Au moment de fermer, un dossier du personnel sorti de sa durée ne se garde donc pas « au cas où ». Demandez à votre expert-comptable ou à votre conseil ce qui peut partir, puis détruisez-le de façon sûre.

Avant de vider le local, triez les cartons en trois piles :

• ce qui se garde : tout ce qui est encore dans sa durée. Décidez qui le conserve après la fermeture, et où. Notez sur chaque carton son contenu et l’année à partir de laquelle il pourra être détruit ;
• ce qui peut se numériser : pour les documents reçus sur papier, le Livre des procédures fiscales permet une conservation sur support informatique, et un arrêté fixe les conditions de numérisation des factures. Ne jetez aucun original sans l’accord de votre expert-comptable. Les documents reçus sous forme électronique, eux, se conservent sous cette forme ;
• ce qui se détruit : ce qui est sorti de sa durée.

Les papiers qui contiennent des données personnelles ou des informations confidentielles, comme la paie, les fichiers clients ou les contrats, ne partent pas tels quels avec le reste du local. Quelques classeurs passent au broyeur. Pour un volume important, une entreprise spécialisée dans la destruction de documents peut s’en charger : demandez-lui une attestation de destruction, et gardez-la avec vos archives.

Les ordinateurs, disques, clés et téléphones demandent la même attention. La CNIL demande de supprimer de façon sécurisée les données des matériels avant leur mise au rebut, leur envoi en réparation ou la fin d’un contrat de location. Elle déconseille de réutiliser, revendre ou jeter un support qui a contenu des données personnelles sans cet effacement. Retirez ces appareils du local avant l’évacuation. Pour les autres déchets, le guide des déchèteries professionnelles du Val-de-Marne détaille ce que la loi demande à l’entreprise.

La fermeture n’efface pas ces durées : les statuts d’une société, par exemple, se gardent cinq ans après sa radiation. Pour un entrepreneur individuel, la cessation se déclare sur le guichet des formalités des entreprises, dans les 30 jours qui suivent l’arrêt de l’activité. L’entreprise est ensuite radiée des registres.

Quand le local est loué, sa date de restitution fixe le calendrier. Un bail commercial se termine par un état des lieux de sortie, et le local se rend dans l’état prévu : le guide sur l’état des lieux de sortie d’un local commercial détaille cette étape. Faites le tri des archives plusieurs semaines avant, pour que rien ne parte par erreur avec le mobilier.

Une fois les archives triées, les documents confidentiels détruits et les supports de données retirés, le reste du local peut être vidé. Pour un local professionnel, Marcel Débarras, basé dans le Val-de-Marne, étudie chaque demande au cas par cas, après une visite gratuite sur place. C’est cette visite qui permet de dire si le chantier peut être pris en charge, et à quelles conditions. À titre indicatif et sans valeur contractuelle, le débarras part de 35 € le m³ en accès standard et de 45 € le m³ en accès difficile ; le prix définitif est donné après la visite. La page débarras pour les professionnels détaille la démarche. Si vous gérez des locaux pour le compte de propriétaires, la page partenaires vous concerne.