Papiers à garder après un décès : quoi chercher avant de vider le logement

Les papiers d’une vie sont rarement rangés à un seul endroit. Avant de trier quoi que ce soit, réunissez-les dans un même carton ou une même pièce, sans rien jeter. Pensez à regarder :

• le bureau, le secrétaire, les tiroirs et les boîtes rangées en hauteur ;
• les enveloppes glissées dans les livres, les sacs à main, les poches des manteaux ;
• le courrier arrivé après le décès, qui peut révéler un compte, un contrat ou une échéance ;
• les papiers écrits à la main, même s’ils paraissent sans importance.

Ce regroupement vaut mieux qu’un tri pièce par pièce : il évite qu’un document parte avec le reste, et il donne au notaire une vue d’ensemble. Service Public le rappelle dans ses démarches après un décès : il faut s’occuper des papiers administratifs du défunt et respecter leurs délais de conservation.

Service Public classe les documents utiles à la succession en grandes familles. Selon la situation du défunt, le notaire peut demander par exemple :

• les papiers de famille : livret de famille, contrat de mariage, convention de Pacs, jugement de divorce ;
• les actes signés avant le décès : testament, donations ;
• les biens immobiliers : titres de propriété ;
• les biens mobiliers et l’argent : relevés de comptes et de livrets, contrats d’assurance vie, certificat d’immatriculation d’un véhicule ;
• les dettes : contrats de prêt, factures impayées, avis d’imposition.

Pour la banque, Service Public cite aussi la copie de l’acte de décès et le document qui prouve la qualité d’héritier, l’acte de notoriété. Si vous ne savez pas à quoi sert un papier, mettez-le de côté : c’est au notaire d’en décider.

Le décès n’efface pas les délais de conservation. Service Public le précise : ils continuent de s’appliquer, parce que certains documents prouvent des dettes ou des créances transmises aux héritiers. Certaines prestations sociales versées après le décès peuvent d’ailleurs être réclamées aux ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

Voici quelques durées minimales tirées de la fiche officielle sur la conservation des papiers.

• Sans limite : livret de famille, actes d’état civil, contrat de mariage, jugement de divorce, titre de propriété, contrat d’assurance vie.
• 5 ans : relevés de compte, à partir de la date de chaque opération ; factures d’électricité, de gaz et d’eau ; contrats de prêt, à partir de leur clôture.
• Durée de la location plus 3 ans : bail et quittances de loyer.
• Jusqu’au 31 décembre de la deuxième année qui suit la mise en recouvrement : déclarations et avis d’impôt sur le revenu.
• Jusqu’au 31 décembre de l’année qui suit la mise en recouvrement : avis de taxe foncière.
• 2 ans : feuilles de soins et relevés de remboursement de l’assurance maladie.

Ces durées sont des minimums prudents, qui ne couvrent pas tous les cas. Les originaux des actes passés chez un notaire, comme un testament ou une donation, restent dans ses archives : gardez vos copies avec les titres de propriété.

Un testament n’est pas toujours chez un notaire. Service Public le signale : le défunt a pu l’écrire seul et le laisser chez lui. Or le fichier central des dispositions de dernières volontés, tenu par les notaires, ne recense que les testaments qui leur ont été confiés. Il ne connaît pas une feuille rangée dans un tiroir.

D’où l’intérêt de lire chaque papier manuscrit avant de trier. Si vous trouvez un testament, même ancien, même s’il vous semble remplacé par un autre, ne le gardez pas pour vous et ne le détruisez pas. Le Code civil impose que tout testament olographe, c’est-à-dire écrit à la main, soit déposé chez un notaire avant d’être exécuté (article 1007). Le notaire l’ouvre, dresse un procès-verbal et le conserve.

Lorsque des volontés ont été exprimées, les proches doivent les respecter, rappelle Service Public. Elles peuvent concerner des objets du logement : mieux vaut les connaître avant le débarras.

Même un logement bien rangé laisse des trous. Plusieurs fichiers officiels permettent de les combler.

• Les comptes bancaires : le fichier Ficoba recense les comptes et les coffres ouverts en France, sans leur solde ni leurs opérations. Un héritier peut l’interroger par courrier, avec une copie de l’acte de décès, un justificatif d’identité et un document qui prouve sa qualité d’héritier. La demande est gratuite, des frais de copie peuvent être demandés. Le notaire chargé de la succession peut aussi le consulter.
• L’assurance vie : l’Agira recherche gratuitement si le défunt avait souscrit un contrat. La demande se fait en ligne ou par courrier, avec une copie de l’acte de décès. L’Agira prévient les assureurs dans les 15 jours, et l’assureur ne contacte ensuite que le bénéficiaire désigné.
• Le testament : les notaires interrogent en ligne le fichier des dernières volontés. Un héritier ou un légataire peut aussi le faire, sur justificatif et avec un certificat de décès ; la consultation est payante.

Pour un contrat ou un abonnement dont vous retrouvez seulement la trace, le relevé de compte du défunt indique souvent le nom de l’organisme qui prélevait.

Une fois les délais passés et la succession réglée, beaucoup de papiers peuvent partir : vieilles factures, relevés de plus de cinq ans, publicités. Ceux qui portent un numéro de compte ou de sécurité sociale se déchirent ou se broient plutôt que de partir entiers avec le reste. Les photos, les lettres et les carnets ne relèvent d’aucun délai : c’est à la famille d’en décider ensemble.

Quand les papiers et les souvenirs sont à l’abri, le logement peut être vidé. Le guide vider le logement d’un proche après un décès reprend le tri pièce par pièce. Si vous faites appel à Marcel Débarras, qui intervient dans le Val-de-Marne, reprenez avant l’intervention ce que vous voulez garder, et signalez à la visite un document ou un objet que vous cherchez encore. La page débarras de succession détaille la démarche.